PASO A PASO PARA PLANIFICAR LA NOCHE DE PROM

Planificar la noche de Prom es una tarea compleja pero gratificante a la vez. Implica una organización meticulosa y atención al detalle. Aquí les compartimos una guía detallada paso a paso para ayudarlos en ese proceso:

Paso 1: Formar un Comité

Reúna un grupo responsable de estudiantes, maestros y padres que estén comprometidos a trabajar juntos para planificar y ejecutar la noche de Prom.

Paso 2: Establecer un presupuesto

Determine un presupuesto realista para el Prom, teniendo en cuenta los costos del lugar, la decoración, el entretenimiento, el catering y otros gastos. Considere opciones de recaudación de fondos si es necesario. Si luego de cubrir todos esos gastos esenciales, sobra dinero, puede pensar en opciones como: regalos individuales para los graduandos, un pool party, party bus o simplemente siempre es buena opción la devolución del dinero a los padres 😉

Paso 3: Elegir una fecha y el lugar

Seleccione una fecha que funcione para la mayoría de la clase y separe con tiempo un lugar (venue) adecuado que pueda acomodar la cantidad esperada de invitados. Tenga presente que en muchos venues, le ofrecen tarifas más económicas si deciden realizar la actividad de lunes a jueves.

Paso 4: Decidir un tema

Haga un “brainstorming” sobre temas y que el comité vote por su favorito. Asegúrese que el tema elegido pueda integrarse en la decoración, la música y otros aspectos de la noche del Prom. En el blog anterior, le sugerimos algunas ideas.

Paso 5: Planificar el entretenimiento

Reserva un DJ o música en vivo con mucho tiempo de anticipación para asegurar su disponibilidad en la fecha elegida. Considere otras opciones de entretenimiento, como un photobooth, juegos, una pista de baile con efectos de iluminación, batucada, pleneros y la famosa “hora loca” donde se reparten a los graduandos artículos fluorescentes, gafas, sombreros, collares, etc.

Paso 6: Ordenar el catering

En muchos venues, te incluyen la comida como parte de las ofertas que tienen. De lo contrario, elija una empresa de catering que pueda ofrecer un menú que se adapte a su presupuesto y por qué no? Al tema que hayan escogido también. Asegúrese de cumplir con las restricciones dietéticas y las alergias de todos sus invitados.

Paso 7: Decoraciones y Diseño

Crea un plan detallado para decorar el lugar según el tema elegido. Ordene decoraciones, arreglos de mesa, centros de mesa y cualquier accesorio necesario para ambientar el lugar. Haga un diseño del lugar o “sketch”, incluyendo la pista de baile, la ubicación de las mesas y sillas y cualquier otra área especial como por ejemplo un photobooth. Esta parte regularmente la trabaja el decorador que hayan seleccionado.

Paso 8: Invitaciones

Le sugerimos que contrate a algún diseñador gráfico para que diseñe las invitaciones. También, hay compañías que ya tienen una gran variedad de invitaciones a escoger. Asegúrese de incluir todos los detalles necesarios como la fecha, la hora y la ubicación. Y lo más importante, trate que la invitación vaya acorde con el tema seleccionado. Pueden imprimirlas o enviarlas digitalmente. Con esta última opción, se puede ahorrar un par de chavitos 🙂

Paso 9: Ultimar los detalles

Confirme todos los contratos y reservas con proveedores. Cree un cronograma o “Run Down” para el evento, en este se detalla por hora lo que va a estar sucediendo durante la actividad. Recuerde cumplir con el horario establecido con el venue para que no incurra en gastos adicionales. Asegúrese de tener un plan de contingencia para situaciones imprevistas, como tardanzas y/o cancelaciones de proveedores.

Paso 10: Noche del Prom

Sugerimos que contrate algún coordinador para que se encargue de trabajar ciertos detalles durante la Noche del Prom. Como por ejemplo, designar personas para el registro de entrada (con los boletos y estacionamiento del lugar si aplica), acomodar el desfile con los graduandos, que estén pendientes que todo corra según establecido en el Run Down, de recibir y ubicar a los suplidores; como los músicos, animadores, photobooth… y que se encargue del montaje y desmontaje de la actividad. De esta manera, los papás, maestros y estudiantes, podrán disfrutar de esta gran noche sin mucho estrés.

Disfruta de la Noche de Prom!

Después de meses de planificación y esfuerzo, llegó el gran momento para disfrutar del Prom 🎉Es una celebración de todos tus logros y una oportunidad de crear un último recuerdo con tus compañeros de clase.

Si siguen estos pasos y se mantienen organizados, estarán muy bien preparados para disfrutar de una noche de Prom memorable, que sus compañeros recordarán con el pasar de los años.